Het verliezen van een order, opdracht of offerte voelt misschien als een tegenslag, maar het biedt ook een waardevolle kans om te groeien. Door een gestructureerde aanpak te volgen, kun je niet alleen ontdekken waarom de order verloren is, maar ook direct werken aan verbeteringen voor de toekomst. De verloren order wordt zo een kans om te leren en te groeien en om meer succesvol te kunnen zijn in de toekomst.
Een systematische aanpak
Door systematisch gegevens te verzamelen en te analyseren omtrent de verloren order, zul je nieuwe inzichten krijgen over wat er verbeterd kan worden in de organisatie. Een systematische aanpak zorgt voor een complete, grondige en e3iciënte analyse van de redenen van de verloren order. Door deze waardevolle inzichten te gebruiken als input voor verbetering, zet je verlies om in winst en groei en versterk je je organisatie.
Vier stappen voor een systematische aanpak:
- Informatie verzamelen
- Oorzaakanalyse
- Inzichten omzetten in actie
- Continue verbetering
Stap 1: Informatie verzamelen
Na het verliezen van een order is het van belang om zoveel mogelijk informatie te verzamelen. Evalueer niet alleen je eigen presentatie en aanbod, maar stel vooral de klant vragen waarom zij voor een andere leverancier kozen. Was het de prijs? De productkwaliteit? De levertijd of iets anders? Deze directe feedback kan je waardevolle inzichten geven.
Slimme tip: Stel gerichte vragen zodat je concrete antwoorden krijgt waar je mee aan de slag kunt, zoals: “Welke onderdelen van ons voorstel vond u minder aantrekkelijk in vergelijking met de gekozen leverancier?”
Stap 2: Oorzaakanalyse
Breng de gehele salescyclus in kaart om te begrijpen waar de order is verloren. Een handige methode hiervoor is de visgraatanalyse (ook wel het Ishikawa-diagram). Deze methode helpt je bij systematisch onderzoek en identificatie. Zo krijg je een duidelijk overzicht van de verbeterpunten.
Teken een visgraatdiagram en categoriseer de mogelijke oorzaken onder hoofdfactoren zoals:
- Gepercipieerde waarde
- Service
- Supply chain
- Marketing
- Relatie
- Organisatie
- Aftersales
- Mensen
Bijvoorbeeld, onder ‘Gepercipieerde waarde’ zou je kunnen onderzoeken of de prijs scherp genoeg was en onder ‘Mensen’ zou je kunnen onderzoeken of je verkoopteam voldoende was opgeleid, de juiste competenties bezit of wel gedreven genoeg is.
Slimme tip: Betrek meerdere teamleden bij de analyse om diverse perspectieven te verzamelen. Dit zorgt voor een completer beeld van de oorzaken. Probeer je analyse zoveel mogelijk te onderbouwen met feiten en data voor een objectieve en sterke onderbouwing.
Stap 3: Inzichten vertalen naar actie
De volgende stap is het vertalen van je bevindingen naar concrete acties. Dit betekent mogelijk het aanpassen van strategieën, salesprocessen, prijs- en tender systeem of trainingsprogramma’s. Als uit de analyse blijkt dat de prijsstelling niet concurrerend was, overweeg dan om je prijsonderhandelingen flexibeler te maken. Als de productkwaliteit een probleem was, investeer dan in kwaliteitsverbeteringen. Maak een actieplan met duidelijke taken, verantwoordelijken en deadlines om ervoor te zorgen dat noodzakelijke veranderingen daadwerkelijk worden doorgevoerd.
Slimme tip 1: Deel alle inzichten die je hebt opgedaan ook met de juiste collega’s binnen het bedrijf. Zo ontwikkel je draagkracht voor verbetering en stimuleer je de betrokkenheid van het personeel.
Slimme tip 2: Deel de inzichten en de acties die je hebt ondernomen met de klant en stel de vraag of dit afdoende was geweest om de order wel te hebben gekregen?
Stap 4: Continue verbeteren
Leren en verbeteren is een continu proces. Houd regelmatig teamoverleg om te bespreken wat goed gaat en waar ruimte voor verbetering zit, en vraag actief om klantfeedback via enquêtes. Door een systeem voor continue monitoring en evaluatie in te stellen, blijf je scherp en verbeter je doorlopend de commerciële aanpak. Implementeer bijvoorbeeld de PDCA-cyclus (Plan-Do- Check-Act) voor continue verbetering. Plan veranderingen, voer ze uit, controleer de resultaten en pas aan waar nodig.
Slimme tip: Gebruik slimme software om elke verloren order te analyseren en zo continue je sales en tender proces te verfijnen en te optimaliseren. Zo vergroot je de kansen op toekomstige successen.
Van verlies naar een sterkere organisatie
Het verliezen van een opdracht is nooit gemakkelijk, maar met de juiste systematische aanpak is het een springplank naar groei en verbetering. Verzamel zoveel mogelijk informatie, analyseer de oorzaak grondig, zet inzichten om in actie en blijf continue verbetering centraal stellen. Dan wordt ‘verliezen’ een kans, en dat is het begin van een veerkrachtige commerciële strategie en een sterkere organisatie.
